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Clasificación

/Documentacion/NormasInternas/Archivo



Tabla de contenidos





1.4. Organización básica de un archivo eficaz

Para tener un sistema de archivo eficaz necesitamos imprescindiblemente la:



Normas o Manual de archivo

En el manual deberán introducirse todas aquellas reglas o normas que nos van a dar las pautas para la correcta utilización del archivo. Por ejemplo:



Guión para la confección de un manual de archivo para un Departamento o Archivo Central

  1. Introducción general.
  2. Relación de tipos documentos más corrientes en el archivo.
  3. Proceso de llegada del documento al archivo.
  4. Normas y sistemas de clasificación.
  5. Tipos y niveles de archivo.
  6. Tipos y Criterios para Documentos.
  7. Conservación de la documentación en cada nivel.
  8. Normas para transferir al archivo Semiactivo, al Inactivo y/o al Histórico.
  9. Normas de eliminación y conservación.
  10. Normas de retención o caducidad.
  11. Normas de solicitud de documentación al archivo (Central, Semiactivo, Inactivo, Histórico).
  12. Normas para préstamos.
  13. Medios materiales necesarios.
  14. Medios personales necesarios.


El Índice

El Índice es una lista de los nombres de todas nuestras carpetas en los archivos.

¿Puede usted decir, sólo mirando el archivo, cómo archivar o encontrar fácilmente cualquier documento en su departamento? Con un Índice, usted y cualquier miembro de su equipo podrá encontrar fácilmente los documentos.

Un Índice:

Ejemplos de índice alfabético

FORMACIÓN
Anuncios
Artículos
Diplomas
Empleados
Equipos y Suministros Folletos
Formatos
Fotos
Franquicias
Garantías e Instrucciones Impuestos
Mailing
Manual de Procedimientos
Organizaciones
Seminarios

Podemos añadir en los Índices localizaciones generales para el tipo de archivo.

Activo: Cajones de mesa y mesa auxiliar de JLG
Semiactivo: Armario 1 del despacho.
Inactivo: Estanterías 1 al 3 del cuarto de archivo
Vídeos : Sótano. Armario 2 del pasillo

Otro índice:

FORMACIÓN
Compras
Contabilidad
Impuestos
Inventarios
Nóminas
Presupuestos
MARKETING
Folletos
Informes
Investigación Mercados Mailing
PERSONAL
Formación
Promoción
Seguridad Social
Selección
Vacaciones
VENTAS
Informes
Planes
Trimestrales
Anuales

Ejemplos de índice numérico



Ideas para organizar un índice



A. Enlaces

[Referencias al grupo de documentos]
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[Documento Siguiente]
[Índice general del Documento]


B. Info del documento

AVISO:
Este documento es solo para uso personal
Publicador:
Joaquin Medina Serrano
Fecha de Publicación:
Domingo 10 de Septiembre de 2006
Autor:
Cristina Parera Pascual
Publicado:
Capitulo 2 Bases para el funcionamiento de un archivo
Técnicas de archivo y documentación en la empresa
ISBN 84-96169-78-2
FC Editorial



La Güeb de Joaquín  Páagina española (1K)
Joaquin Medina Serrano


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