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Archivo de documentos


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Clasificación

/Documentacion/NormasInternas/Archivo



Tabla de contenidos





1.5. Niveles de archivo

Una de las primeras cosas que tendremos que decidir es qué niveles de archivo queremos o podemos tener.

Hay tres niveles de archivo: activo, semiactivo e inactivo.



1.5.1 Archivo activo

Contiene la documentación actual usada frecuentemente, que debe ser accesible a la persona sentada, y situada en proximidad al puesto de trabajo, en un área delimitada por la ley de economía de los movimientos.



1.5.2 Archivo semiactivo

Contiene la documentación no activa utilizada ocasionalmente, accesible y cerca del archivo activo.

La documentación archivada concierne a acciones Y estudios terminados, pero todavía en uso para consulta y puede ser considerada como rutinaria (la que, en espera de ser pasada al archivo inactivo, sirve exclusivamente para obtener información de orden cronológico o técnico que necesita estar disponible en el mínimo tiempo) o de referencia que debe quedar un cierto tiempo en el archivo inactivo debido al interés que representa para el trabajo cotidiano.



1.5.3 Archivo inactivo

Contiene una documentación que se refiere a acciones pasadas, utilizada raramente o muy raramente y que no ofrece a la empresa sino un interés jurídico o histórico.

Esta documentación está guardada en locales frecuentemente alejados del puesto de trabajo, especialmente adaptados para este fin.

La documentación, en espera de su destrucción, se conserva, por una parte, de acuerdo con los textos legales en vigor y, por otra, según las leyes interiores de la empresa para aquellos documentos que escapan al control del Estado.



1.6. Clases de archivo

Dependiendo de donde se guardan y localizan los documentos, podemos tener diferentes clases de archivo



1.6.1 Archivo centralizado



1.6.2 Archivo descentralizado o departamental



1.6.3 Archivo mixto



1.7. Criterios de clasificación de grupos de documentos

Hay varios criterios para clasificar documentos.



1.7.1 Series de documentoso

Basándonos en el principio genérico para todos los departamentos de facilidad de Recuperación:

Ejemplo:
Colección de Leyes: Cronológico
Ventas por Zonas: Geográfico
Dpto. Personal: Alfabético por apellidos



1.7.2 Principio orgánico

Documentos propios de la gestión específica de cada departamento (no deben mezclarse con los que corresponden a los de otros departamentos).

Ejemplo:
Todos los documentos propios del Opto. De Producción (existirán varios grupos de documentos propios sólo de ese departamento).



1.7.3 Principio funcional

Dentro de dichos grupos de documentos, deben mantenerse diferenciados los de cada una de las funciones específicas que corresponden a ese departamento.

Ejemplo:
Informes de Producción (Opto. de Producción).



1.7.4 Principio de procedimiento

Deben formar Series individuales aquellos documentos que, respondiendo a funciones concretas de departamentos específicos, están sometidos a un Procedimiento Normalizado claramente establecido por cualquier tipo de Normas de cumplimiento administrativo.

Ejemplo:
Controles de Calidad (Normas ISO) Facturas (Opto. Contabilidad)



1.8.Ciclo de vida de un archivo

Un archivo tiene un ciclo de vida con cuatro etapas bien diferenciadas que forman parte del proceso completo de la organización de un archivo eficaz:

En el momento de crear el archivo, tenemos que tener presente que todo documento tendrá que pasar por las cuatro etapas: habrá de ser clasificado y ordenado, guardado y actualizado, transferido y finalmente eliminado o guardado en el histórico.

Si al crear el archivo tenemos en cuenta que pasado cierto tiempo vamos a transferirlo, será de gran ayuda, por ejemplo, reflejar en el Título la fecha de creación o la de transferencia (según convenga). Cuando llegue el momento, sólo tendremos que fijamos en la fecha que queremos transferir y la selección de los archivos se realizará de forma rápida y eficaz.

Ej.: CEMENTOS Y BALDOSAS S.A. 98



A. Enlaces

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B. Info del documento

AVISO:
Este documento es solo para uso personal
Publicador:
Joaquin Medina Serrano
Fecha de Publicación:
Domingo 10 de Septiembre de 2006
Autor:
Cristina Parera Pascual
Publicado:
Capitulo 2 Bases para el funcionamiento de un archivo
Técnicas de archivo y documentación en la empresa
ISBN 84-96169-78-2
FC Editorial



La Güeb de Joaquín  Páagina española (1K)
Joaquin Medina Serrano


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