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Clasificación

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Tabla de contenidos





2. Conceptos Básicos de un archivo



2.1 Título

Son las palabras o códigos con que reconocemos nuestros documentos. Los títulos, de acuerdo con los sistemas de clasificación, pueden ser alfabéticos, numéricos y alfanuméricos.



2.1.1 Unidad

Si nos referimos a clasificaciones alfabéticas, necesitamos dividir el nombre del archivo (de compañía, de persona, temas, etc.) en unidades, para poder buscar la unidad diferente con la que organizar el orden de alfabetización.

Ej.: Jesús García Martín

1.a UNIDAD 2.a UNIDAD 3.a UNIDAD
García Martín Jesús


2.1.2 Clasificar

Clasificar es determinar un cierto número de clases o de categorías donde vendrán a insertarse los documentos. Es el proceso mental mediante el cual se determina el encabezamiento (nombre, asunto, etc.) bajo el que se deben archivar los documentos (colocación) siendo la ordenación una sencilla operación material de colocación en el lugar correspondiente. Sólo a título de referencia reseñamos que hay, por lo menos, cinco claves diferentes para determinar el encabezamiento bajo el cual se deben colocar los documentos:



2.1.3 Alfabetizar

Es ordenar los nombres por orden alfabético. Tendremos que decidir si seguimos manteniendo la letra "ch" como letra autónoma o, por el contrario, la integramos en la "c", como se hace internacionalmente.

Qué duda cabe que la decisión tiene sus consecuencias. Todos los programas informáticos estándar alfabetizan la "ch" bajo la "c". Si quisiéramos mantener la "ch" autónoma tendríamos que solicitar programas ad hoc, probablemente más caros. Además, una de las grandes ventajas que suponen los programas estándar es que nos van a permitir consolidar archivos, bases de datos, etc., con otros departamentos, empresas, etc.

No obstante, nosotros somos quienes tomamos las decisiones sobre nuestros archivos que consideramos más convenientes. Así que es útil hacemos dos preguntas claves al tomar estas decisiones:



2.2 Reglas de clasificación

La forma en que se deben clasificar los documentos dependerá, en gran manera:

A) Del tipo de empresa

Muchas empresas públicas tienen sistemas de archivo establecidos que hay que seguir y que responden a necesidades que están más allá de los propios criterios de archivo. Esto no es óbice para que esos criterios deban ser objetivos, inequívocos y explícitos.

B) De la manera en que se soliciten dichos documentos con más frecuencia

Todos los archivos deben seguir unas reglas que, una vez definidas, tendrán que seguirse de forma rigurosa. Si lo hacemos así, nos aseguramos de que la información se encontrará sólo en un destino posible, de tal forma que, si no la encontramos allí, sabremos que no está y no tendremos que efectuar más búsquedas.



2.3 Reglas para alfabetizar nombres de individuos

Para ordenar alfabéticamente el nombre de una persona, se deben colocar, como todos sabemos, primero los apellidos y luego el nombre de pila, separándolos con una coma. Éste es el título del archivo.

PRIMER APELLIDO SEGUNDO APELLIDO NOMBRE
García Pérez, Antonio

Caso A)
Cada parte del nombre de una persona recibe el nombre de unidad de título:

1.a UNIDAD 2.a UNIDAD 3.a UNIDAD
García Pérez, Antonio

Caso B)
Cuando la primera unidad (primer apellido) es idéntica, se busca la siguiente hasta encontrar la distinta; ésta viene a ser unidad de orden, que nos dirá el orden de precedencia para alfabetizar.

1.a UNIDAD 2.a UNIDAD 3.a UNIDAD
Pérez Fernán, Antonio
Pérez Fernández, Julio

Caso C)
Cuando los apellidos son idénticos, se busca la unidad de orden en la siguiente unidad (nombre) y se ordena de acuerdo a ésta.

1.a UNIDAD 2.a UNIDAD 3.a UNIDAD
García Martín, Ana
García Martín, Mariana

Si el nombre también fuese idéntico, se utilizarían Elementos Diferenciadores, como: DNI, num. de matrícula, domicilio, profesión, títulos, etc., para poder ordenar alfabéticamente. Estos elementos identificadores no forman propiamente el Título, pero aparecen en él, entre paréntesis y en minúsculas.

1.a UNIDAD 2.a UNIDAD 3.a UNIDAD Elemento Diferenciador
Pérez Fernández, Antonio (Arquitecto)
Pérez Fernández, Antonio (Abogado)

Caso D)
La unidad representada por una inicial va antes de un nombre o apellido completo que comienza con la misma letra de esa inicial.

1.a UNIDAD 2.a UNIDAD 3.a UNIDAD
Pérez H., C.
Pérez H., Carlos.

Caso E)
E) Una unidad más corta precede a una más larga si su raíz es igual.

1.a UNIDAD 2.a UNIDAD 3.a UNIDAD
Carro Martín, Luís
Carros Hervas, Julia

Caso F)
Apellidos con artículos y preposiciones. Deberá decidirse el criterio que nos va a regir con respecto a si aceptamos o no, a efectos de alfabetización, como parte integrante del nombre las preposiciones, artículos, prefijos, etc. que forman parte del apellido.

Nuestra recomendación es que, a pesar de las antiguas reglas de clasificación, que no las admitía (con excepciones), y dada la facilidad de alfabetización que nos permite la informática actual, las partículas deben formar parte de cada apellido. Así, Ana de Diego Pinto debería considerarse:

UNIDAD 1 UNIDAD 2 UNIDAD 3
1.a UNIDAD 2.a UNIDAD 3.a UNIDAD
De Diego Pinto, Ana

Y no:

1.a UNIDAD 2.a UNIDAD 3.a UNIDAD
Diego Pinto, Ana De

Esto contribuirá a la regla de Sencillez de los archivos, dado que no habrá criterios subjetivos de interpretación, sino el puro criterio objetivo del nombre real.

Por otro lado, esta norma nos ahorra problemas cuando nos encontramos con apellidos extranjeros con: D', Da, Des, Di, Du, Fitz, La, Le, Mac, Mc, Saint, Van der, Von

Si estamos refiriéndonos a bases de datos, puede sucedemos que en los campos establecidos no podamos introducir, por falta de dígitos suficientes, el apellido completo. Esto nos obligará a utilizar abreviaturas para los apellidos. En este caso, y si no unificamos criterios, puede suceder que las personas que introducen los datos no coincidan en sus criterios y aparezcan registros diferentes para las mismas personas. Por ejemplo, para José García-Marín Castillo:

Gª-MARÍN CASTILLO, JOSÉ o
GCÍA-MARÍN CASTILLO, JOSÉ

Esto puede duplicar y triplicar los archivos además de dificultar las búsquedas (recordemos que por muy rápido que vaya el ordenador, si para hallar algo en vez de encontrarlo a la primera tenemos que hacer dos o tres búsquedas, estaremos gastando el doble o el triple del tiempo necesario, yeso multiplicado por cada vez que tenemos que realizar una búsqueda dudosa).

Para evitar este efecto indeseable, y si no podemos ampliar los dígitos de nuestros campos, resulta útil crear una Lista de abreviaturas (que se incluirá en el Manual o Normas de Archivo), en la que figurarán las abreviaturas que estemos utilizando frecuentemente. Con el tiempo, iremos añadiendo todas aquellas que vayan surgiendo. Desde luego, si los campos no tienen dígitos suficientes para introducir el nombre completo, esta lista se hace imprescindible.

Caso G)
Nombres raros. Los nombres raros y aquellos que se pueden usar indistintamente como nombres de pila o apellidos no se invierten y se archivan tal y como aparecen escritos. Cada palabra constituye una unidad

1.a UNIDAD 2.a UNIDAD 3.a UNIDAD
Lee Chang Lee Chang,
Sun Lee Chao Sun Lee, Chao


2.4 Referencias cruzadas para nombres de individuos

Si un documento puede ser solicitado de manera distinta a como está archivado, es conveniente hacer una referencia cruzada.

Archivaremos el expediente según los criterios que habremos establecido. A continuación, abriremos una nueva carpeta con el Título del nombre de la referencia cruzada. En esta carpeta colocaremos la Hoja de Referencia Cruzada que nos indica dónde encontrar el expediente.

Para las Referencias Cruzadas se puede utilizar un formato estándar que será sencillo y fácil de rellenar.

Hoja de referencia cruzada
Nombre o tema : ASP
VER
Asociación de Secretarias profesionales

El tamaño del formato de la hoja de referencia se puede adaptar para cualquier contenedor de archivo: carpetas colgantes horizontales o verticales, tarjetas, archivadores o una base de datos.

Prepare la referencia de la siguiente forma:

Se recomiendan referencias cruzadas para:

Caso 1

Por ejemplo, tenemos que archivar los documentos de la Sra. Carmen García Pérez, que nos puede ser solicitado por Vda. de López.

El expediente estará en el archivo con el título:

GARCÍA PÉREZ, CARMEN

Como pueden pedirlo por Vda. de López, conviene abrir otro archivo como referencia cruzada con el título: LÓPEZ, Vda. de

Y dentro de la carpeta colocaremos únicamente la hoja con la referencia cruzada:

Caso 2

Tenemos que introducir en nuestro directorio telefónico a Enrique Melchor Márquez, con el título nobiliario de Conde de Montesinos. El expediente estará en:

MELCHOR MÁRQUEZ, ENRIQUE

Dado que pueden pedirlo como Conde de Montesinos, conviene abrir otro archivo para referencia cruzada con el título: MONTESINOS, Conde de

Caso 3

Cuando nos encontramos con nombres raros, ya hemos mencionado que no cambian su orden para archivarlos, pero podemos encontramos con que nos los piden con una parte del nombre. El expediente estará en:

LAO MING

Si pueden pedirlo como Sr. Ming abrir otro archivo para referencia cruzada:

MING, LAO

Y dentro de la carpeta colocaremos la hoja de referencia que diga:

Véase: LAO MING

Como es lógico, todos estos ejemplos no se nos van a dar en un mismo archivo. Se considera que es normal que un archivo tenga un 2% de referencias cruzadas.



A. Enlaces

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B. Info del documento

AVISO:
Este documento es solo para uso personal
Publicador:
Joaquin Medina Serrano
Fecha de Publicación:
Domingo 10 de Septiembre de 2006
Autor:
Cristina Parera Pascual
Publicado:
Capitulo 3.: Reglas básicas de los sistemas de archivo
Técnicas de archivo y documentación en la empresa
ISBN 84-96169-78-2
FC Editorial



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